Opvolging bevindingen accountant

In het rapport van bevindingen zijn een aantal aanbevelingen gedaan. Onderstaand wordt ingegaan op de stand van zaken.

Maatwerk

Het proces rondom Maatwerkopbrengsten moet nog worden beschreven. Wij hebben eerder geadviseerd om de interne beheersing zo in te richten dat de volledigheid van de baten uit Maatwerk wordt gewaarborgd. Dit kan door iedere nieuwe of gewijzigde maatwerkafspraak in uw directieberaad te bespreken en na accordering een doorlopend opdrachtnummer te geven.

Voor iedere maatwerkopdracht wordt nu een afzonderlijke begrotingswijziging gemaakt. Hiermee is de nummering in de administratie vastgelegd. Het directiemanagementteam beoordeeld deze bij de voortgangsrapportage's of via een afzonderlijke rapportage.

Aanbestedingen:

Wij adviseren u om altijd voorafgaand aan de aanbesteding een kostenraming op te stellen en deze op te nemen in het inkoopdossier.

Inmiddels is een formulier ontwikkeld voor de aanbestedingen waarbij een kostenraming een verplicht onderdeel is.

Processen

De procesbeschrijvingen van de aanbestedingen zijn in 2021 opgesteld en zijn sindsdien niet geactualiseerd. De beschrijvingen bevatten in hoofdlijnen de processtappen, de onderscheiden risico's en beheersmaatregelen. De risico's sluiten echter niet aan op de risico's in het werkprogramma voor de interne controle en de beschrijving van de beheersmaatregelen kan concreter volgens de 6W-systematiek worden uitgewerkt.

De procesbeschrijvingen zullen dit jaar geactualiseerd worden.

IT-omgeving

Bij uitstroom van medewerkers worden autorisaties niet altijd (tijdig) ingetrokken. Wij adviseerden het uitdiensttredingsproces zo aan te passen dat autorisaties direct bij uitdiensttreding worden ingetrokken.

In 2024 wordt het in en uitdiensttredingsproces geactualiseerd.