Ontwikkelingen Bedrijfsvoering
Het team I&A is ontstaan vanuit samenvoeging van de oude teams bij de drie gemeentes met de bijbehorende gedachte over de indeling van het team. Hierbij is ook het Geo en Gegevensmanagement cluster ondergebracht bij het team I&A. In toenemende mate blijkt dit geen goed werkende situatie te zijn. Er is te weinig sturing op het werk en de medewerkers hebben geen leidinggevende met wie zij hun werkzaamheden inhoudelijk goed kunnen bespreken. Daarom is, in combinatie met andere factoren zoals aanstaande pensionering en natuurlijk verloop, een andere oplossing nodig voor het uitvoeren van de Geo taken voor de drie gemeentes. Als eerste pilot loopt inmiddels het beheer van de applicatie Kaartviewer bij de gemeente Amstelveen. Dit verloopt tot ieders tevredenheid. Op dit moment wordt verkend of de BAG en BGT taken kunnen worden overgebracht naar Amstelveen. Na deze verkenning volgt een OGON voorstel over het definitieve beheer van de BAG en BGT taken waarbij de inbreng van de DUO-gemeenten een zwaarwegend karakter heeft.
In het kader van de inwerkingtreding van de Omgevingswet moet een nieuwe applicatie worden aangeschaft. Dit betreft de applicatie Decentraal Loket. Deze applicatie levert webformulieren voor aanvragen in het kader van de gemeentelijke APV's, Bijzondere Wetten en Huisvestingsverordeningen. Op dit moment worden betreffende webformulieren nog met het huidige zaaksysteem gerealiseerd. Deze kunnen echter niet gekoppeld worden met het nieuwesysteem, waarin betreffende aanvragen worden afgehandeld.
Een werkgroep met een aantal materiedeskundigen vanuit ID (Postintake & Archief), I&A (Functioneel Beheer) en VTH heeft de Stuurgroep Implementatie Omgevingswet DUO-organisaties op basis van. een vergelijkende scenario-analyse geadviseerd de applicatie Decentraal Loket aan te schaffen. Dit advies is bekrachtigd door het OGON. De betreffende kosten bedragen ca. €25.000 incidenteel en ca. €35.000 structureel. De incidentele kosten kunnen worden gedekt uit het reeds beschikbare Omgevingswet-budget (post 'onvoorzien'). Bij de 2e voortgangsrapportage van Duo+ wordt een begrotingswijziging opgesteld voor deze structurele kosten.
Het is het team Interne Dienstverlening gelukt om de dienstverlening, voor de gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel, aan vluchtelingen en asielzoekers gestructureerd en efficiënter aan te bieden. Door meer zelfredzaamheid van de bewoners, goede afspraken met de verhurende partijen en duidelijk vastgelegde werkafspraken in het team zelf is de ondersteuning minder belastend voor de going concern taken. Door deze efficiencyslag zal er in 2024 en 2025 weer meer ruimte zijn voor projecten en de zogenaamde binnenvliegers die tot die tijd werden uitgesteld en / of voor veel werkdruk zorgde.
Na een enthousiaste start van het programma en de invulling van de vacatures met deels ingehuurd personeel heeft het programma in 2023 lange tijd stilgelegen. De redenen hiervoor hadden allen te maken met het vertrek van 2 van de 3 projectleden en omstandigheden waardoor de sturing van het programma tussen wal en schip is gevallen. Het programma, dat door en voor alle 4 de organisaties in het leven is geroepen en hard nodig is om de Informatiehuishouding goed in te regelen en te voldoen aan wet- en regelgeving zoals de WOO en Archiefwet, is in 2024 weer van start gegaan. Om het programma goed te starten zijn twee projectleden aangesteld als Kwartiermaker om een goed proces, planning en doorstart mogelijk te maken.
De P&C-cyclus heeft de continue aandacht binnen Duo+. Het voornemen is om de teksten in de programma's aan te scherpen en alleen nog die zaken op te nemen die als speerpunt voor de komende periode gerealiseerd gaan worden en de voortgang hier dan scherp te monitoren. Hiermee wordt voorkomen dat het vaak over dezelfde onderwerpen gaat. Daarnaast wordt gekeken naar de samenhang in het programma Bedrijfsvoering en de paragraaf Bedrijfsvoering. Ook hier geldt dat vaak dezelfde onderwerpen terugkomen.